Zacznę od stwierdzenia, iż użycie programu Microsoft Access podczas matury z informatyki jest absolutnie opcjonalne. Co prawda są takie zadania, które aż proszą się o użycie programu obsługującego bazy danych, ale matura z informatyki ma to do siebie, że zdający ma możliwość wyboru sposobu rozwiązywania zadania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na przemian używać, np. Accessa i Excela, wspierając się przy tym jakimś edytorem tekstu. Wbrew pozorom para – Matura z informatyki Access dogaduje się całkiem dobrze 🙂

Do czego tak naprawdę przyda nam się Microsoft Access?

Tak jak już zdążyłem napisać, korzystanie z Accessa jest wyłącznie kwestią wyboru, choć co prawda CKE przewiduje, że jedno spośród trzech zadań z praktycznej części matury z informatyki jest dedykowane właśnie pod bazy danych i ma na celu sprawdzenie znajomości  systemu Access. W praktyce wygląda to tak, że wykorzystanie tego programu do wykonania zadania dla może być po prostu wygodniejsze.

Zadania zahaczające o bazy danych mają zazwyczaj podobny do siebie charakter. Wszystkie polegają na uzyskaniu dostępu do informacji, o które proszą w zadaniu za pomocą kwerend, czyli narzędzi, które zbierają dane z różnych tabel, aby odpowiedzieć na pytania zadane przez użytkownika.

Jest kilka rodzajów kwerend, ale nas najbardziej interesują kwerendy wybierające. Za ich pomocą jesteśmy w stanie pobrać dane z jednej lub wielu tabeli i wyświetlić jest w przypominającym Excela arkuszu danych. To właśnie tego typu kwerend będziemy przeważnie używać w kontekście zadań maturalnych.

Kryteria i grupowanie

Wiem, że wielu boi się wiedzy jak ognia, ale jestem zmuszony do zwrócenia uwagę na kilka podstawowych kryteriów, które służą do zawężenia wyników wyszukiwania. Oto one:

• „truskawka” – wynikiem są wszystkie rekordy tabeli, które są identyczne co podany tekst, liczba, czy data.
• A* – wszystkie rekordy, które zaczynają się od „A”.
• *Z – wszystkie rekordy, których wartość w danej kolumnie kończy się na „Z”.
• IS NULL – wszystkie rekordy o wartości NULL.
• >100 i <200 – to kryterium służy do uzyskiwania tych danych, które spełniają matematyczne warunki mniejszości, czy większości.

Microsoft Access umożliwia nam również sortowanie oraz grupowanie danych. jeśli chodzi o grupowanie to mamy m.in. następujące możliwości grupowania rekordów:

• Sumowanie
• Liczenie rekordów
• Średnia
• Maksymalna wartość
• Minimalna wartość

Przykładowe zadanie z matury z informatyki z użyciem programu Microsoft Access.

Aby nie poprzestawać na samym tekście zamieszczam wykonanie zadania pochodzącego z arkusza matury z rozszerzonej in

formatyki z roku 2015.

Przygotowanie bazy danych i tabel

1. Tworzymy pustą bazę danych.
2. Importujemy dane z załączonych plików tekstowych do bazy
   1. Wybieramy zakładkę Dane zewnętrzne.
   2. W części Importowanie wybieramy opcję Plik tekstowy.
   3. Ustalamy ścieżkę do pliku kierowcy.txt
   4. Klikamy dalej, wybieramy format danych Ograniczony i ponownie klikamy dalej.
   5. Wybieramy średnik jako ogranicznik pól oraz zaznaczamy opcję „Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól”.
   6. W następnym oknie ustalamy typy poszczególnych pól (w tym zadaniu można pozostawić je bez zmian), a następnie klikamy dalej.
   7. Wybieramy własny klucz podstawowy (dla tabel Kierowcy oraz Wyścigi będą to pola z id, a w tabeli Wyniki nie ma potrzeby ustawiania klucza) i klikamy dalej, aż do końca (po drodze jedynie nadajemy nazwę dla tabeli).
   8. Czynności te powtarzamy dla wszystkich trzech plików tekstowych.
3. Tworzymy relację między tabelami (opcja Relacje na zakładce Narzędzia bazy danych).

Baza gotowa!

Zadanie 6.1

1. W zakładce Tworzenie wybieramy opcję Kreator Kwerend i tworzymy kwerendę, do której będziemy potrzebować danych z następujących pól:

   

2. Przechodzimy w Widok Projektu i odhaczamy mały kwadrat pod polem z Id_kierowcy, bo wcale nie ma potrzeby wyświetlać tej informacji. Za to w kryterium wpisujemy „z45” (uprzednio sprawdziłem jakie id ma Kubica wykorzystując opcję Szukaj w systemowym Notatniku). Projekt kwerendy wygląda następująco:

   

3. Klikamy „Uruchom” na górze.
4. Naszym oczom powinien ukazać się arkusz danych z ilością punktów uzyskiwanych przez Kubicę w poszczególnych wyścigach. Klikamy PPM na Punktach i wybieramy opcję sortowania od największych. W ten sposób pierwszy wiersz jest rozwiązaniem zadania.

Zadanie 6.2

W celu rozwiązania tego zadania stworzyłem kwerendę wybierającą Rok i GrandPrix z tabeli Wyścigi, pogrupowałem rok funkcją Policz i posortowałem ten wynik rosnąco. W ten sposób dowiedziałem się, że najmniej wyścigów miało miejsce w Indiach 🙂

Tak wygląda projekt kwerendy:

A tak wynik jej działania:

Zadanie 6.3

W tym zadaniu tworzymy trzy różne, aczkolwiek bardzo do siebie podobne kwerendy.  Pola jakie wybieramy to Imię i Nazwisko z tabeli Kierowcy, Punkty z tabeli Wyścigi (dodatkowo pogrupowane z wykorzystaniem Sumy i posortowane malejąco) oraz Rok z tabeli Wyścigi, a jako kryterium ustawiamy interesujący nas rok. W pierwszej kwerendzie będzie to 2000, w kolejnej 2006, a w ostatniej 2012.

Wyniki kopiujemy do pustego arkusza Excel. Jest to dobry przykład zamiennego używania obu tych programów w jednym zadaniu 🙂 W ten sposób na pierwszych miejscach ukazują nam się zwycięzcy w poszczególnych latach.

Tak to wygląda w arkuszu Excel:

Zadanie 6.4

Tak wygląda projekt kwerendy do zadania czwartego:

Wyświetlamy Kraj i Id kierowców, którzy brali udział w wyścigach organizowanych w roku 2012. Efektem działania tej kwerendy jest poniższy arkusz:

Teraz tworzymy kolejną kwerendę, do której przekazujemy pola z tej uprzednio stworzonej kwerendy i stosujemy grupowanie Policz w celu zliczenia ilu kierowców pochodziło z danego kraju.

Odpowiedzią do zadania jest Australia z dwoma zawodnikami.

Gratuluję wytrwałym, którzy dotarli do tego momentu. Poniżej załączam dane do zadania wraz z bazą i Excelem, a ja tymczasem oddam się piątkowym przyjemnościom…

Paczka z danymi

Myślę, że warto też przeczytać coś więcej o taktyce przygotowań na maturę z informatyki: Matura z informatyki – jak się przygotować?

Jeżeli jednak nadal jesteś głodny wiedzy i chcesz w pełni poznać możliwości Accessa, gorąco zachęcam Cię do zapoznania się z treścią tej książki 🙂